5 documents qu'un artisan doit toujours avoir à jour

Entre le chiffrage, les travaux, les fournisseurs et les clients, l'administratif passe souvent en dernier. C'est compréhensible. Mais certains documents ont une date de péremption, et quand ils expirent au mauvais moment, les conséquences peuvent être sérieuses.

1. L'attestation d'assurance décennale

C'est le document le plus demandé. Votre client peut vous la réclamer avant même que vous posiez le premier outil. Elle couvre les dommages pouvant affecter la solidité de l'ouvrage ou le rendre impropre à l'usage pendant dix ans après la réception des travaux.

• À renouveler chaque année à l'échéance de votre contrat d'assurance.
• Gardez toujours une copie numérique accessible depuis votre téléphone.
• En cas de changement d'assureur, vérifiez que la nouvelle attestation couvre bien les chantiers en cours.

2. L'extrait Kbis (ou avis de situation SIRENE)

Ce document prouve l'existence légale de votre entreprise. Les maîtres d'ouvrage et certains donneurs d'ordre publics vous le demanderont systématiquement. Il doit dater de moins de trois mois dans la plupart des cas.

Pour les auto-entrepreneurs, l'avis de situation SIRENE remplit le même rôle. Téléchargeable gratuitement sur le site de l'INSEE en quelques secondes.

3. L'attestation de vigilance (URSSAF)

Si vous faites appel à un sous-traitant ou si vous êtes vous-même sous-traitant, cette attestation est obligatoire pour tout contrat supérieur à 5 000 €. Elle prouve que vous êtes à jour de vos cotisations sociales.

Renouvelable tous les six mois sur le site de l'URSSAF. Mettez un rappel dans votre agenda.

4. La carte professionnelle du bâtiment (si applicable)

Certains corps de métier ont des certifications ou qualifications spécifiques : Qualibat, RGE, HandiBat… Ces labels sont souvent exigés pour accéder à des chantiers publics ou des marchés portant sur des travaux de rénovation énergétique.

Leurs durées de validité varient. Notez les dates de renouvellement dans votre agenda avec une alerte à deux mois avant l'échéance.

5. Le registre du personnel (si vous avez des salariés)

Obligatoire dès le premier salarié, le registre unique du personnel doit être tenu à jour et présenté en cas de contrôle de l'inspection du travail. Il recense les entrées et sorties de chaque salarié.

Ces cinq documents ne représentent pas la totalité de vos obligations, mais ils couvrent les situations les plus fréquentes où un artisan se retrouve bloqué. L'idéal : créer un dossier numérique dédié avec une date d'échéance associée à chaque document.